"¿Cuánto esperas vender el próximo mes?"
"Lo que se pueda."
"¿Y cuánto vas a gastar?"
"Depende de lo que venda."
Así operan la mayoría de los negocios. Sin plan. Reaccionando a lo que pasa en lugar de anticiparlo.
Y así es como terminan sin dinero cuando menos lo esperan.
La diferencia entre improvisar y planear
Sin presupuesto:
- No sabes si vas bien o mal hasta que ya pasó
- Te sorprenden los gastos grandes
- No puedes anticipar huecos de flujo
- Tomas decisiones a ciegas
Con presupuesto:
- Sabes qué esperar cada mes
- Anticipas los meses difíciles
- Puedes planear inversiones
- Mides si vas cumpliendo o no
El presupuesto que SÍ necesitas
No hablo de un documento de 50 páginas que guardas en un cajón.
Hablo de un plan simple que responda:
- ¿Cuánto espero vender cada mes?
- ¿Cuánto me va a costar lo que venda?
- ¿Cuánto voy a gastar en operación?
- ¿Cuánto me va a quedar?
- ¿Cuándo voy a tener y cuándo me va a faltar dinero?
Cómo armar tu presupuesto (paso a paso)
Paso 1: Proyecta tus ventas
Esto es lo primero porque todo lo demás depende de esto.
Cómo hacerlo:
- ¿Cuánto vendiste cada mes el año pasado?
- ¿Qué va a ser diferente este año?
- ¿Hay algo nuevo (producto, servicio, cliente)?
- ¿Hay algo que ya no vas a tener?
En Cancún, considera la temporalidad:
| Período | Ajuste típico |
|---|---|
| Dic-Abril | +30-50% sobre promedio |
| Mayo-Agosto | Promedio |
| Sep-Nov | -20-30% bajo promedio |
Ejemplo:
| Mes | Ventas proyectadas |
|---|---|
| Enero | $400,000 |
| Febrero | $350,000 |
| Marzo | $450,000 |
| Abril | $420,000 |
| ... | ... |
| Septiembre | $250,000 |
| ... | ... |
Paso 2: Proyecta tu costo de ventas
¿Cuánto te cuesta generar esas ventas?
Para comercio: Lo que pagas por la mercancía Para restaurante: Ingredientes y suministros Para servicios: Tiempo de personal directo + materiales
El cálculo simple:
Costo de ventas = Ventas × % de costo
Si tu costo es típicamente 40% de tus ventas:
- Enero: $400,000 × 40% = $160,000 de costo
Paso 3: Proyecta tus gastos de operación
Los gastos que tienes vendas o no vendas:
Fijos (no cambian):
- Renta
- Nómina administrativa
- Servicios básicos
- Seguros
- Tu sueldo
Variables (cambian con ventas):
- Comisiones
- Publicidad por resultados
- Algunos servicios
Ejemplo:
| Concepto | Mensual |
|---|---|
| Renta | $35,000 |
| Nómina | $80,000 |
| Servicios | $8,000 |
| Marketing | $15,000 |
| Otros | $12,000 |
| Total | $150,000 |
Paso 4: Calcula tu utilidad proyectada
Ventas
(-) Costo de ventas
= Margen bruto
(-) Gastos de operación
= Utilidad operativa
Ejemplo de enero:
- Ventas: $400,000
- Costo (40%): $160,000
- Margen bruto: $240,000
- Gastos: $150,000
- Utilidad: $90,000
Paso 5: Proyecta tu flujo de efectivo
Aquí es donde se pone real. Porque una cosa es la utilidad en papel y otra es el dinero en el banco.
Las preguntas clave:
- ¿Cuándo me pagan mis clientes? (¿contado? ¿30 días? ¿60 días?)
- ¿Cuándo pago a proveedores?
- ¿Qué gastos fijos tengo cada mes?
- ¿Hay pagos grandes en ciertos meses? (aguinaldo, seguros, impuestos)
Ejemplo de enero (flujo):
| Concepto | Monto |
|---|---|
| Saldo inicial | $50,000 |
| (+) Cobros del mes | $380,000 |
| (-) Pagos a proveedores | $145,000 |
| (-) Nómina y gastos | $158,000 |
| (-) Impuestos | $25,000 |
| Saldo final | $102,000 |
Paso 6: Identifica los meses críticos
Meses donde probablemente te va a faltar dinero:
- Septiembre-octubre (temporada baja en Cancún)
- Enero (después de los gastos de diciembre)
- Meses con pagos grandes (aguinaldos, PTU, seguros anuales)
Meses donde vas a tener excedente:
- Diciembre-marzo (temporada alta)
- Después de cobrar proyectos grandes
El seguimiento que le da vida al presupuesto
El presupuesto que guardas en un cajón no sirve de nada.
Cada mes:
- Compara lo real vs lo presupuestado
- Identifica las diferencias
- Entiende por qué pasaron
- Ajusta el resto del año si es necesario
Formato simple:
| Concepto | Presupuesto | Real | Diferencia |
|---|---|---|---|
| Ventas | $400,000 | $380,000 | -$20,000 |
| Costos | $160,000 | $155,000 | +$5,000 |
| Gastos | $150,000 | $162,000 | -$12,000 |
| Utilidad | $90,000 | $63,000 | -$27,000 |
Las preguntas:
- ¿Por qué vendimos menos?
- ¿Por qué gastamos más?
- ¿Qué vamos a hacer diferente?
Los errores que arruinan presupuestos
1. Proyecciones fantasiosas
"Voy a crecer 50% este año."
¿Por qué? ¿Qué va a cambiar? Si no puedes explicarlo, probablemente no va a pasar.
2. Olvidar gastos importantes
- Aguinaldos (diciembre)
- PTU (mayo)
- Seguros anuales
- Impuestos anuales
- Mantenimientos
3. No considerar la temporalidad
En Cancún, si presupuestas el mismo ingreso en diciembre que en septiembre, estás mal.
4. Hacerlo una vez y olvidarlo
El presupuesto es una herramienta viva. Si no lo revisas cada mes, no sirve.
5. Hacerlo solo el dueño
Las áreas que ejecutan deberían participar. Si no, no se comprometen con las metas.
El presupuesto mínimo viable
Si nunca has hecho presupuesto, empieza simple:
Para cada mes del año:
- Ventas esperadas
- Gastos fijos
- Gastos variables (como % de ventas)
- Pagos especiales (aguinaldo, seguros, etc.)
- Saldo esperado en banco
Eso es suficiente para empezar a planear en lugar de improvisar.
Lo que hacemos en PDA Consultores
Te ayudamos a pasar de "lo que se pueda" a "lo que planeamos":
- Armamos tu presupuesto basado en tu historial y tus planes
- Proyectamos flujo de efectivo para que nunca te agarre sin dinero
- Comparamos mensualmente para que veas cómo vas
- Alertamos cuando hay problema antes de que sea crisis
- Ajustamos el plan cuando las cosas cambian
El siguiente paso
¿Operas sin presupuesto? ¿O tienes uno que nunca revisas?
Mándanos tus números del último año y te ayudamos a construir un presupuesto que realmente uses. Uno que te diga qué esperar y te alerte cuando algo no va bien.
Dejar de adivinar y empezar a planear es lo que separa a los negocios que sobreviven de los que crecen.
