"Ya le mandé la factura hace dos meses. No me contesta."
Bienvenido al club. En Cancún, donde hoteles y agencias pagan a 45-60 días (si bien te va), la cobranza es un arte que pocos dominan.
Pero ese dinero que te deben es TU dinero. Ya trabajaste. Ya entregaste. Y cada día que no te pagan es un día que tú financias a tu cliente.
Por qué importa cobrar a tiempo
El costo del dinero
Si te deben $100,000 y tardas 90 días en cobrar (en lugar de 30):
- Son 60 días de dinero que no tienes
- Si pides un crédito para operar, pagas 2% mensual: $4,000 de intereses
- Si pierdes un descuento de proveedor (2%): $2,000 más
Esos $6,000 los pierdes por no cobrar a tiempo.
El riesgo de no cobrar
Realidad dura: Entre más vieja la cuenta, menos probable que cobres.
| Antigüedad | Probabilidad de cobro |
|---|---|
| 0-30 días | 95% |
| 31-60 días | 85% |
| 61-90 días | 70% |
| 91-120 días | 50% |
| +120 días | 25% |
| +1 año | 10% |
Esa factura de $50,000 que tiene 4 meses probablemente solo valga $25,000 en términos reales.
Los números que debes conocer
Días de cobranza
¿Cuánto tardan tus clientes en pagarte en promedio?
Días de cobranza = (Cuentas por cobrar ÷ Ventas a crédito) × 365
Ejemplo:
- Cuentas por cobrar: $300,000
- Ventas anuales a crédito: $3,600,000
- Días de cobranza: 30 días
¿Cuánto es bueno?
- Si das 30 días: 30-35 es excelente
- Si das 30 días y tu promedio es 50: Problema
Tu reporte de antigüedad
Debería verse más o menos así:
| Antigüedad | % ideal | % de alerta |
|---|---|---|
| Al corriente | 70%+ | Menos de 50% |
| 1-30 días vencido | 15% | Más de 25% |
| 31-60 días | 10% | Más de 15% |
| 61-90 días | 3% | Más de 5% |
| +90 días | 2% | Más de 5% |
Si tienes más de 20% con más de 60 días, tienes una crisis de cobranza.
Cómo prevenir problemas de cobranza
1. Investiga antes de dar crédito
No todo cliente merece crédito.
Antes de dar plazo:
- Pide referencias comerciales (y verifica)
- Consulta buró de crédito empresarial
- Empieza con montos pequeños
- Aumenta el crédito conforme pague bien
En Cancún: Cuidado con negocios nuevos en la zona. Hay mucha rotación. El hotel que abrió hace 6 meses puede cerrar en 6 meses más.
2. Factura bien y rápido
Muchos problemas de cobranza empiezan con problemas de facturación.
Reglas básicas:
- Factura el mismo día que entregas
- Verifica que los datos fiscales sean correctos
- Envía a la persona correcta (no siempre es quien te compró)
- Incluye forma de pago y cuenta bancaria
Error común: "El hotel me dijo que la factura estaba mal y tuvieron que refacturar" = 30 días más de espera.
3. Confirma la recepción
No asumas que porque mandaste la factura, llegó.
Al día siguiente de facturar:
- Llama y confirma que la recibieron
- Pregunta si está todo bien
- Confirma cuándo está programado el pago
Esto te ahorra meses de espera por facturas "perdidas".
El proceso de cobranza que funciona
Fase 1: Recordatorio preventivo (5 días antes del vencimiento)
"Hola, te mando un recordatorio amable de que la factura X vence el día Y. ¿Está todo en orden para el pago?"
Objetivo: Que no "se les pase" la fecha.
Fase 2: Seguimiento inicial (1-15 días vencidos)
- Día 1: Llamada amable. "Vi que venció la factura, ¿pasó algo?"
- Día 5: Segundo recordatorio. "¿Cuándo podemos esperar el pago?"
- Día 10: Escalar. "Necesito hablar con el encargado de pagos"
- Día 15: Formalizar. "Te mando carta de recordatorio por escrito"
Tono: Profesional, firme, pero todavía amable.
Fase 3: Cobranza activa (16-45 días vencidos)
- Llamadas cada 2-3 días
- Cartas formales de cobranza
- Suspensión de nuevos pedidos/servicios
- Visita personal si es posible
Lo que funciona en Cancún: Muchos negocios aquí son "cara a cara". Una visita vale más que 10 llamadas.
Fase 4: Cobranza intensiva (46-90 días vencidos)
- Llamadas diarias
- Carta de demanda formal
- Oferta de plan de pagos
- Mención de acciones legales
Aquí empiezas a negociar: "Mira, me debes $50,000. Si me pagas $45,000 hoy, cerramos el asunto."
Fase 5: Cobranza extrema (+90 días)
- Demanda judicial
- Reporte a buró de crédito
- Agencia de cobranza externa
- Aceptar pérdida parcial
La realidad: Si llegas aquí, recuperar el 100% es muy difícil. Muchas veces conviene aceptar 60-70% con tal de cerrar.
Cómo negociar con morosos
Entiende su situación
Antes de amenazar, pregunta:
- ¿Tienen problema de liquidez temporal?
- ¿Hay disputa sobre el trabajo o producto?
- ¿Es mal pagador profesional?
Cada caso requiere estrategia diferente.
Ofrece salidas
Si el cliente quiere pagar pero no puede todo:
- Plan de pagos: "Dame $20,000 hoy y $10,000 mensuales"
- Descuento por pronto pago: "5% menos si pagas esta semana"
- Intercambio: "¿Puedes pagar con servicio/producto?"
Documenta todo
- Acuerdos por correo electrónico
- Pagarés firmados para planes de pago
- Reconocimientos de adeudo
Sin documentos, no tienes nada en tribunales.
Las técnicas que sí funcionan
El silencio
Cuando el cliente te dice "te pago la próxima semana", no digas "ok, gracias". Quédate callado. El silencio incomoda. Muchas veces mejoran la oferta solos.
La visita sorpresa
En Cancún, presentarte en la oficina funciona mejor que 20 llamadas.
"Pasé porque estaba cerca y quería ver si podemos resolver lo de la factura."
La consecuencia
"Si no recibo el pago esta semana, voy a tener que suspender el servicio/reportar a buró/pasar a mi abogado."
Pero solo di lo que vas a cumplir. Amenazas vacías destruyen tu credibilidad.
El escalamiento
Si el encargado de pagos no te resuelve, sube nivel.
- Del contador al gerente
- Del gerente al director
- Del director al dueño
Cuándo dejar ir una cuenta
A veces, cobrar cuesta más que el dinero que vas a recuperar.
Considera castigar la cuenta cuando:
- Tiene más de 12 meses
- El cliente desapareció o quebró
- Gastarías más en cobranza de lo que recuperarías
- Ya intentaste todo sin éxito
Lo fiscal:
- Cuentas menores a 30,000 UDIS (~$250,000): Deducibles después de 12 meses
- Cuentas mayores: Necesitas demostrar que intentaste cobrar
Lo que hacemos en PDA Consultores
La cobranza no es solo perseguir gente. Es un sistema:
- Analizamos tu cartera - Identificamos dónde hay problema
- Mejoramos tus políticas - Para que no vuelva a pasar
- Diseñamos procesos - De cobranza preventiva y activa
- Te damos reportes - Para que veas la antigüedad en tiempo real
- Documentamos para deducción - Cuando hay que castigar cuentas
El siguiente paso
¿Cuánto dinero te deben ahorita? ¿Sabes la antigüedad de cada cuenta?
Mándanos tu reporte de cuentas por cobrar y te hacemos un diagnóstico. Te decimos cuánto tienes en riesgo y qué puedes hacer para recuperarlo.
El dinero que te deben es tu dinero. No lo regales.
