"Es que yo no sé de números". Escuchamos esto todo el tiempo. Y está bien, no tienes que ser contador. Pero sí necesitas entender lo básico de tu negocio.
La buena noticia: no es tan complicado como parece. Te lo explicamos en español, sin jerga contable.
Los 3 reportes que deberías poder leer
1. El Balance General (o "¿Cuánto vale mi negocio?")
Piénsalo como una fotografía de tu negocio en un momento específico. Te dice:
Lo que tienes (Activos):
- Dinero en el banco
- Lo que te deben los clientes
- Tu inventario
- Tus equipos, muebles, vehículos
Lo que debes (Pasivos):
- Préstamos
- Lo que le debes a proveedores
- Impuestos pendientes
- Tarjetas de crédito
Lo que realmente es tuyo (Capital): Activos - Pasivos = Capital
Ejemplo simple:
- Tienes $500,000 en activos (cosas de valor)
- Debes $300,000 (pasivos)
- Tu negocio "vale" $200,000 (capital)
Si el número es negativo, tienes un problema. Si crece cada año, vas bien.
2. El Estado de Resultados (o "¿Estoy ganando o perdiendo?")
Este es el reporte que te dice si tu negocio es rentable. La fórmula es simple:
Ventas - Gastos = Utilidad (o Pérdida)
Pero hay que verlo en capas:
Ventas totales: $100,000
- Costo de lo que vendiste: $40,000
= Utilidad bruta: $60,000
- Gastos de operación: $45,000
(renta, nómina, servicios, etc.)
= Utilidad de operación: $15,000
- Impuestos: $3,000
= Utilidad neta: $12,000
Lo que debes preguntarte:
- ¿Mi utilidad bruta es suficiente? (En comercio, busca arriba del 30%)
- ¿Mis gastos de operación están controlados?
- ¿Cuánto me queda realmente después de todo?
3. El Flujo de Efectivo (o "¿Por qué no tengo dinero si vendí mucho?")
Este es el que más confunde a los empresarios. Puedes vender mucho y aún así no tener efectivo.
Entradas de dinero:
- Cobros de clientes (no ventas, cobros)
- Préstamos recibidos
- Aportaciones de socios
Salidas de dinero:
- Pagos a proveedores
- Nómina
- Renta y servicios
- Impuestos
- Pago de deudas
La diferencia entre ventas y cobros:
- Vendiste $100,000 en marzo
- Pero el cliente te paga en 45 días
- En marzo tienes la venta, pero no el dinero
Por eso puedes ser "rentable" y aún así no poder pagar la nómina.
Los números que debes conocer de memoria
Tu punto de equilibrio
¿Cuánto necesitas vender para no perder dinero?
Fórmula simplificada: Gastos fijos mensuales ÷ Margen de utilidad bruta = Punto de equilibrio
Ejemplo:
- Gastos fijos: $80,000/mes
- Margen bruto: 40% (por cada $100 de venta, te quedan $40)
- Punto de equilibrio: $80,000 ÷ 0.40 = $200,000
Si vendes menos de $200,000, pierdes dinero. Punto.
Tu margen real
No el que crees, el real. Muchos empresarios piensan que ganan 50% cuando en realidad ganan 15%.
Cómo calcularlo: Utilidad neta ÷ Ventas × 100 = Margen neto
Si vendiste $500,000 y te quedaron $50,000 limpios, tu margen es 10%.
Días de cartera
¿Cuánto tardan en pagarte tus clientes?
Fórmula: (Cuentas por cobrar ÷ Ventas a crédito) × 30 = Días promedio
Si te tardan 60 días en pagar pero tú pagas a 15 días, tienes un hueco de flujo.
Errores que vemos todo el tiempo
"Mi contador me da los reportes, pero no los entiendo"
Eso no está bien. Si tu contador te manda reportes que no entiendes, o no te los explica, tienes un problema. Deberías poder ver tu estado de resultados y saber en 30 segundos si el mes fue bueno o malo.
"Confundo mi dinero con el del negocio"
El dinero de la empresa NO es tu dinero. Si necesitas dinero, págate un sueldo fijo. Sacar dinero "cuando se necesita" es la forma más rápida de perder el control.
"No sé cuánto gano realmente"
Si no puedes contestar "¿Cuánto ganaste el mes pasado?" con un número específico, hay un problema.
"Mi negocio vende mucho pero nunca hay dinero"
Esto casi siempre es un problema de flujo de efectivo. Vendes a crédito, cobras tarde, pagas pronto. La solución no es vender más.
Lo que deberías revisar cada mes
Dedica 30 minutos al mes a revisar:
- ¿Cuánto vendí? Compara con el mes anterior y el mismo mes del año pasado
- ¿Cuánto gasté? ¿Hubo algo fuera de lo normal?
- ¿Cuánto me quedó? La utilidad neta real
- ¿Cómo está mi flujo? ¿Tengo dinero o ando apretado?
- ¿Quién me debe? Y más importante, ¿desde cuándo?
¿Y si no tengo tiempo para esto?
Entendemos. Estás ocupado operando el negocio. Por eso existen los contadores.
Pero hay una diferencia entre "mi contador lleva mis números" y "mi contador me ayuda a entender mis números".
En PDA Consultores no solo hacemos tu contabilidad. Te explicamos qué significan tus reportes, te alertamos cuando algo no está bien, y te ayudamos a tomar decisiones basadas en datos, no en corazonadas.
El siguiente paso
Si llegaste hasta aquí pero todavía no entiendes bien tus números, necesitas dos cosas:
- Reportes claros y bien hechos
- Alguien que te los explique
Escríbenos y platícanos de tu negocio. Te ayudamos a poner tus números en orden y, más importante, a entenderlos.
