Diciembre en Cancún significa turistas, fiestas y... cierre contable. Mientras todo el mundo está celebrando, tú estás buscando facturas y cuadrando números.
No tiene que ser así.
Si te preparas bien, puedes cerrar el año sin estrés. Esta es la guía paso a paso para lograrlo.
¿Qué es realmente el cierre contable?
Es el proceso de "cerrar los libros" del año. Básicamente:
- Verificar que todos los números estén correctos
- Hacer ajustes necesarios
- Calcular el resultado del año (ganaste o perdiste)
- Dejar todo listo para empezar el año nuevo
Si haces esto bien, tus declaraciones anuales salen fácil. Si no, te espera marzo/abril de pesadilla.
Fase 1: Verificación (haz esto AHORA)
Concilia tus bancos
Toma CADA cuenta bancaria y compara:
- Lo que dice el banco
- Lo que dice tu contabilidad
Diferencias comunes:
- Cheques girados que no han cobrado
- Depósitos en tránsito
- Comisiones que no registraste
- Traspasos entre cuentas mal contabilizados
En Cancún vemos mucho: Pagos de agencias de viajes que llegan en diciembre pero son de servicios de noviembre (o viceversa). Hay que clasificarlos correctamente.
Revisa quién te debe
Lista todos los clientes que te deben dinero:
- ¿Cuánto?
- ¿Desde cuándo?
- ¿Es cobrable o ya se perdió?
Si llevas 2 años intentando cobrar una factura de $20,000 y el cliente desapareció, eso ya es incobrable. Hay que ajustarlo.
Revisa a quién le debes
Lo mismo pero al revés:
- ¿A quién le debes?
- ¿Todas las facturas de proveedores están registradas?
- ¿Hay facturas de diciembre que aún no te llegan?
Error común: Recibiste mercancía en diciembre pero la factura llegó en enero. Ese costo es de este año, no del próximo.
Fase 2: Ajustes (los detalles que importan)
Depreciación
Todo el equipo que compraste se deprecia cada año. ¿Ya calculaste la depreciación de:
- Computadoras
- Mobiliario
- Vehículos
- Maquinaria
- Equipo de oficina
Si compraste una computadora de $30,000 hace 2 años y deprecia 30% anual, ya depreciaste $18,000 y te quedan $12,000 por depreciar.
Provisiones de fin de año
Cosas que debes este año pero vas a pagar el próximo:
Aguinaldos: Si tu nómina de diciembre cierra el 15, el aguinaldo se paga el 20. Pero el gasto es de todo el año, no solo de diciembre.
Prima vacacional: ¿Tus empleados se tomaron vacaciones? ¿Ya pagaste la prima?
PTU (si aplica): 10% de utilidades para trabajadores. Se paga en mayo pero es gasto de este año.
Impuestos: El ISR de diciembre lo pagas en enero, pero es gasto de este año.
Gastos pagados por anticipado
¿Pagaste seguros de todo el año en enero? El gasto se reconoce mes a mes, no todo junto.
Ejemplo: Pagaste seguro de $24,000 en enero (cubre todo el año).
- Lo que ya es gasto: $22,000 (enero-noviembre)
- Lo que sigue siendo anticipo: $2,000 (diciembre, se reconoce en diciembre)
Fase 3: Inventario (si manejas productos)
Conteo físico
Antes de terminar el año, CUENTA tu inventario. Todo.
Sí, es tedioso. Pero si tu sistema dice que tienes 500 playeras y en realidad tienes 420, esas 80 playeras faltantes son pérdida que hay que reconocer.
Ajustes por diferencias
Si hay más de lo que dice el sistema: Puede ser que no registraste compras. Investiga.
Si hay menos (más común): Merma, robo, errores de registro. Hay que ajustar.
Productos obsoletos o dañados
¿Tienes inventario que ya no puedes vender?
- Productos pasados de moda
- Mercancía dañada
- Alimentos vencidos
Ese inventario vale $0. Ajústalo.
Fase 4: El cierre propiamente dicho
Los asientos de cierre
En contabilidad, las cuentas de ingresos y gastos se "cierran" al final del año. Todo va a una cuenta de resultados.
Simplificado:
- Tomas todos tus ingresos del año
- Tomas todos tus gastos del año
- Los restas
- El resultado es tu utilidad (o pérdida)
Tu contador hace los asientos técnicos, pero el concepto es ese.
Determinación del resultado
Al final de todo tienes un número:
Utilidad: Ganaste. Ahora hay que decidir qué hacer con esa ganancia:
- ¿Dividendos para socios?
- ¿Reinversión en el negocio?
- ¿Reservas?
Pérdida: Perdiste. Se acumula y se puede usar para reducir impuestos en años futuros.
Los estados financieros del cierre
Al terminar, debes tener:
Balance General
Foto de tu negocio al 31 de diciembre:
- ¿Qué tienes? (Activos)
- ¿Qué debes? (Pasivos)
- ¿Qué es tuyo? (Capital)
Estado de Resultados
Película del año:
- ¿Cuánto vendiste?
- ¿Cuánto gastaste?
- ¿Cuánto ganaste (o perdiste)?
Flujo de Efectivo
De dónde vino y a dónde se fue el dinero:
- Operación (el negocio normal)
- Inversión (compra de equipo, etc.)
- Financiamiento (préstamos, aportaciones)
El checklist final
Verificación:
- Todas las cuentas bancarias conciliadas
- Cuentas por cobrar verificadas
- Cuentas por pagar completas
- No hay facturas pendientes de registrar
Ajustes:
- Depreciaciones calculadas
- Provisiones registradas (aguinaldo, vacaciones, impuestos)
- Gastos anticipados ajustados
- Ingresos diferidos ajustados
Inventario:
- Conteo físico realizado
- Diferencias ajustadas
- Obsoletos identificados y ajustados
Documentación:
- Todos los XMLs descargados y respaldados
- Papeles de trabajo guardados
- Actas de inventario firmadas
Lo que pasa si no cierras bien
Problemas inmediatos:
- Tu declaración anual sale mal
- Puedes pagar más (o menos) impuestos de lo correcto
- El SAT puede detectar inconsistencias
Problemas después:
- Si te auditan, no puedes justificar tus números
- Tomar decisiones con información incorrecta
- Arrastrar errores año tras año
Lo que hacemos en PDA Consultores
El cierre contable no debería quitarte el sueño. Nosotros:
- Verificamos todo: Cada cuenta, cada número
- Hacemos los ajustes: Depreciaciones, provisiones, todo
- Cerramos correctamente: Con papeles de trabajo completos
- Te explicamos el resultado: Qué pasó en tu negocio este año
Y lo más importante: lo hacemos con tiempo, no el 30 de diciembre a las 11pm.
El siguiente paso
Si diciembre ya llegó y todavía no has empezado tu cierre, es hora de moverse.
Escríbenos y te ayudamos a cerrar el año correctamente. Mientras más pronto empecemos, más tranquilo vas a estar.
El cierre no tiene que ser traumático. Solo tiene que hacerse bien.
